A gestão de uma empresa envolve quatro pilares: o planejamento, a direção, a organização e o controle.
O planejamento cuida de formular objetivos e definir meios para alcançá-los. A direção é focada na tomada de decisões e na orientação de todo o time.
A organização determina tarefas e funções, de forma a destinar recursos. Já o controle se encarrega da análise de dados e do desempenho da empresa, de forma que ela alcance o resultado esperado.
Porém, dentre essas etapas, o que as empresas mais negligenciam é o controle, especialmente quanto aos clientes, leads e vendas. E quem já tem experiência na área entende o valor de uma informação apresentada no momento certo.
Quer organizar e fazer o controle de seus dados de maneira eficiente e otimizada? Aprenda como fazer uma planilha de clientes com nossas dicas a seguir!
Qual é a importância da organização e do controle de clientes?
O Excel permite a automatização para aplicação de fórmulas, o que facilita o cotidiano dos profissionais. Os resultados são apresentados de forma imediata e sem risco de erros, o que torna o trabalho do gestor mais prático e eficiente.
Além disso, há a possibilidade de usar filtros de busca para encontrar informações necessárias, a aplicação de fórmulas e a visualização de gráficos. Ainda há outras vantagens:
1. Estreitar relacionamentos
Você tem clientes com potencial para contribuir ainda mais com a sua empresa, seja como parceiros ou como sócios? Com os contatos dessas pessoas em mãos, fica mais fácil fazer uma aproximação.
2. Montar estratégias de pós-vendas
Se o produto ou serviço que você vende é de uso recorrente, o cadastro de clientes pode ser uma ótima estratégia de pós-vendas. Aproveite os dados recolhidos para fazer uma campanha de e-mail marketing bem segmentada.
3. Centralizar informações sobre clientes
Em empresas com equipes de vendedores numerosas, é comum que cada um dos deles tenha um tipo de planilha para uso pessoal. Para o pavor dos gestores, cada uma delas segue um formato diferente, o que dificulta a unificação de dados.
O primeiro passo para desenvolver o controle de clientes e vendas é montar um cadastro padronizado que seja simples de atualizar.
Defina, junto de seus times de marketing e vendas, quais são as informações relevantes para todos.
4. Agilizar o follow-up
Um bom controle de clientes e vendas beneficia uma das atividades mais importantes da rotina de um vendedor: o follow-up.
Medir a satisfação dos clientes fica mais fácil. Assim, você mantém contato para saber se eles estão satisfeitos e como eles estão utilizando seus serviços, além de obter dicas de melhorias. Caso a conversa flua, você pode convidar seu cliente para voltar à sua empresa.
5. Gerenciamento das atividades da equipe
O cotidiano do time de vendas é bastante movimentado. Para gerenciar esses agitados profissionais, tendo a certeza de que eles estão empregando o tempo e os recursos certos, uma planilha pode ser útil.
Com ela, você pode verificar a média de ligações feitas, recebidas, dentre outros dados importantes para a alocação de recursos.
Quais são as melhores práticas para elaborar uma planilha de clientes?
Caso sua empresa não tenha acesso a um sistema CRM completo, com base na nuvem, possibilidade de atualizar em tempo real e acesso remoto, uma planilha de Excel bem estruturada pode ser uma boa alternativa. Confira como elaborar a sua!
1. Defina uma pasta no servidor para acesso à planilha
O primeiro passo para organizar seus dados é definir um local em que eles serão centralizados. Seja em uma pasta do servidor, ou em um computador específico, cuide para que todos os seus colaboradores tenham ciência de onde essa planilha está.
Para protegê-los, use o recurso “proteger um arquivo do Excel”. Ele define uma senha para a abertura do arquivo, de modo que ele não seja acessado por estranhos.
2. Estabeleça quais informações devem ser inseridas
As informações essenciais variam de negócio para negócio. Nome, telefone, e-mail, data de nascimento e CPF são as mais básicas, pois permitem contato com o cliente e permitem verificar a validade das informações fornecidas.
Outros dados úteis são as informações de compra do cliente, como os produtos e serviços adquiridos e as dúvidas apresentadas durante a transação.
Uma boa planilha de clientes vai fornecer ferramentas suficientes para lembrar o vendedor não só de entrar em contato com o cliente no momento certo, mas também detalhar o que foi combinado com ele, quais detalhes devem ser discutidos, porque aquela data de retorno foi escolhida, dentre outros.
Ou seja, ela precisa também contextualizar o vendedor para tirar maior proveito do contato com o cliente.
3. Automatize a planilha
Automatizar uma planilha de Excel é uma tarefa relativamente simples e ajuda a economizar tempo, bem como a obter dados mais precisos. Para isso, é preciso ter conhecimento de algumas funções.
A função SOMASE é condicionada ao intervalo (área destinada aos dados a serem analisados) e ao critério (um categoria a ser somada). Ou seja, você precisa considerar quais são as áreas com valores relacionados ao que você deseja analisar (ex.: volume de vendas) e como o programa deve somar esses valores.
Em sua planilha, você pode fazer uma coluna para os valores de receitas, outra para despesas, data, status e saldo em conta.
Para entender seu fluxo de caixa, por exemplo, você pode aplicar a fórmula SOMASE, condicionado os resultados ao status de pagamento. Se o status estiver como “pago”, o valor entra na soma. Se estiver como “não pago”, ele não entra.
Cada mês pode ser representado em uma aba diferente, desde que elas estejam organizadas sob a mesma fórmula.
Funções como PROCV e CONCATENAR ajudam a procurar e reunir dados para relatórios, mas é preciso instruir toda a sua equipe para a correta aplicação delas.
4. Tenha a disciplina de atualizar sempre!
Converse com toda a sua equipe sobre a importância de ter disciplina com a atualização da planilha. Sempre que uma venda for efetuada, ou um novo dado de contato for alterado, a planilha precisa ser atualizada.
Lembre-se de fazer um backup sempre que o arquivo for alterado. Ou seja, altere o arquivo, copie e salve em uma outra pasta na máquina. Um terceiro backup pode ser feito pelo gestor da equipe ao final do dia em uma terceira máquina.
5. Informe sobre mudanças!
Uma boa prática a ser seguida sempre que alguém atualizar ou alterar algum dado na planilha é mudar o nome do arquivo e salvar em cima do anterior. Para conscientizar os demais usuários de que mudanças foram feitas, você pode mudar o nome do arquivo, adicionando a data de alteração.
Uma boa planilha de clientes ajuda a trazer mais eficiência, agilidade e segurança para os dados de seu público e para suas vendas. Aliada a uma boa plataforma de automação de marketing, ela garante a satisfação dos clientes, mais leads e o sucesso do negócio!
Cabe aqui um alerta: use essa planilha adequadamente para que ela não se torne um empecilho para seus times de marketing e vendas, ou um punhado de números e nomes desatualizados.
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