Há ferramentas interessantes para gestão de empresas disponíveis no mercado, que auxiliam no planejamento estratégico de forma organizada. Essas ajudam a definir mais concretamente seus planos e como controlar a concorrência e o mercado, que tende a ser instável.
As ferramentas para gestão ajudam na automação de todos os processos, desde gestão de relacionamentos com os clientes, ao plano de negócios, criação de sites, controle de finanças, gerenciamento das redes sociais, até o controle das métricas, a fim de aprimorar todo o planejamento do seu negócio.
Os aplicativos – também considerados ferramentas – são de extrema importância e, de forma imediata, dão resultados e fornecem mais um canal de comunicação entre o nosso negócio e os clientes.
Ao gerir uma empresa, precisa-se analisar o cenário e definir qual será o cronograma das ações estratégicas, ou seja, como chegar aos objetivos da melhor forma. É preciso ter visão em longo prazo para atender a tais objetivos, entretanto, também se faz necessário observar os recursos disponíveis que podem ser utilizados.
As ferramentas mais interessantes para gestão de empresas
1. Canvas
Recomendamos a utilização do método Canvas, criado por Alex Osterwalder e Ives Pgneur. O Canvas, ou Business Model Canvas, é um quadro teórico em que você poderá observar o seu negócio como um todo.
Sabe-se que, para montar uma organização, é necessário comprometimento e disciplina para ultrapassar os obstáculos e assim alcançar os seus objetivos. Por meio do Canvas, isso é possível.
Esse método é simplesmente um mapa visual constituído por 9 blocos, caracterizados pelos elementos principais (e de base) de uma organização. Dessa forma, você pode estabelecer o melhor modelo de negócio para a sua empresa, seja pequena ou média.
Acima de tudo, é preciso ressaltar que Canvas é um modelo dinâmico que tem como principal objetivo auxiliá-lo na sua forma de empreender.
Em primeiro lugar, você deve entendê-lo como algo extremamente fácil de se elaborar e interpretar, já que conseguirá observar e completar os elementos constituintes da sua empresa.
Tudo isso, a fim de solucionar os problemas existentes e aprimorar ainda mais a relação entre a equipe e o consumidor.
O Canvas, de certa forma, complementa seu planejamento estratégico, porque serve de apoio para analisar a situação real da sua empresa e, assim, permite que você trace planos!
Se você é iniciante ou até já possui uma estabilidade no mercado, Canvas pode se tornar muito útil, porque servirá como quadro para identificação dos problemas na sua empresa, proporcionando maior investimento e, consequentemente, maior crescimento no seu empreendimento.
Como Canvas parte de um quadro teórico, só agrega valor para a sua empresa a partir do momento em que você consegue completá-lo e compreender a situação real do seu empreendimento.
Canvas é uma metodologia que você pode utilizar para saber qual é o melhor plano de negócio para a sua empresa, contestando a funcionalidade de métodos atuais e melhorando as suas estratégias. É um quadro que, como vimos, contém 9 blocos:
- Segmento de clientes;
- Proposições de valor;
- Canais;
- Relacionamento com clientes;
- Fontes de receita;
- Recursos-chave;
- Atividades-chave;
- Parcerias-chave;
- Estrutura de custos;
Ao completar cada bloco, você estará descrevendo automaticamente a estrutura de funcionamento da empresa, como está se desenvolvendo e quais pontos devem ser aperfeiçoados para fornecer maior engajamento e percepção do que está dando errado no seu negócio.
2. Análise 360°
A Análise 360° estabelece uma visão ampla que garante todos os aspectos a que você deve se atentar acerca da viabilidade do projeto e dessas estratégias.
Essa característica de 360° abrange desde a segmentação do público-alvo, o cronograma, faturamento estimado, taxa de retorno, criação de campanhas de marketing.
Para iniciar uma análise 360°, por exemplo, é indicado que você tente relacionar sua ideia com o mercado atual, percebendo se há viabilidade ou não, inclusive observando a concorrência para melhorar sua própria estratégia.
3. 5 Forças de Porter
Essa ferramenta traz uma reflexão acerca da concorrência e de como lidar com substituições no mercado empresarial e comercial. Essas forças têm como objetivo viabilizar uma análise de mercado. São elas:
- Rivalidade entre concorrentes;
- Barreiras à entrada de concorrentes;
- Poder de barganha dos compradores;
- Poder de barganha dos fornecedores;
- Ameaça de Produtos ou bens substitutos;
4. Matriz BCG
Essa matriz, por sua vez, realiza uma análise periódica do fluxo de caixa do seu planejamento, a fim de apontar possíveis erros que podem ser corrigidos mudando a estratégia de custos e investimentos.
É uma matriz 2×2, na qual é indicado na vertical o crescimento do mercado e na horizontal, a participação relativa de mercado. Logo, quanto maior for o crescimento e a participação do produto (e da empresa) no mercado, melhor o resultado. É como se ambos os lados fossem complementares.
5. Matriz SWOT
Muito conhecida no mundo do marketing e da comunicação, a Matriz SWOT (sua sigla significa Strenghts – Weakness – Oportunities – Threats, que no Brasil foi traduzido como FOFA: forças, oportunidades, fraquezas e ameaças) promove um completo diagnóstico do seu planejamento estratégico. Dessa forma, é possível mensurar o que você deve ou não fazer.
6. CRM
O cliente é o principal aspecto para que a empresa não naufrague. Para isso, é recomendável que o seu negócio se atente às necessidades e preferências dos consumidores e dê aquilo que o cliente precisa e quer. Gestão do Relacionamento com o Cliente (ou Customer Relationship Management) é isso.
Antecipando as vontades do consumidor e retendo os clientes que mais compram com a empresa, promove o processo de fidelização, em que a empresa se concentra nesses clientes. Assim, os consumidores são bem tratados e recebem descontos e promoções exclusivas, além de proporcionar a satisfação total do cliente ao oferecer produtos que se adequem ao histórico de vendas, por exemplo.
Por isso, é necessário traçar o perfil de cada cliente (hábitos, transações, contatos), para que o CRM produza relações verdadeiras e verídicas, caso contrário, não daria para antever as próximas escolhas do consumidor no site da empresa.
O resultado é promissor porque garante o faturamento desses clientes ativos e leais. Um relacionamento padronizado, em que o cliente é o foco do negócio, gera mais vendas efetivas.
7. Pesquisa de satisfação dos funcionários
Se você faz os funcionários sentirem que suas opiniões importam, isso vai ajudar a aumentar a produtividade deles. Quando os funcionários começam a compartilhar com segurança suas avaliações, sentem-se valorizados. Contribuir para o seu local de trabalho dá ao empregado um senso de propriedade e responsabilidade.
Você irá compreender as atitudes, ouvir o feedback, entender a motivação e satisfação dos seus empregados. E você vai descobrir se os objetivos da empresa estão claramente representados pelos gestores.
O feedback e as ideias dos funcionários são recursos valiosos para ajudar a compreender a atual dinâmica do local de trabalho e também identificar as necessidades de formação ou atividades de aprendizagem.
Medir o envolvimento dos funcionários com as pesquisas regulares ajuda a detectar possíveis problemas no início e tomar medidas.
8. Benchmarking
Esta ferramenta se trata da medição da qualidade das políticas de organização, produtos, programas, estratégias etc., e sua comparação com medidas padrão, ou medições similares de seus pares, ou seja, avaliando a concorrência.
Os objetivos da avaliação comparativa são determinar o que e onde as melhorias são precisas, analisar como outras organizações alcançam seus altos níveis de desempenho e usar essas informações a fim de melhorar o seu desempenho.
Desta forma, a análise comparativa ajuda a explicar os processos por trás do excelente desempenho. Quando as lições aprendidas a partir de um exercício de benchmarking são aplicadas de forma adequada, facilitam um melhor desempenho em funções críticas dentro de uma organização ou em áreas-chave do negócio.
9. Gestão da cadeia de suprimentos
Gestão da Cadeia de Suprimentos (SCM, na sigla em inglês) é a supervisão de materiais, informação e finanças, observando como eles se movem em um processo do fornecedor para o fabricante, do atacadista para o varejista, chegando ao consumidor.
Também envolve coordenação e integração desses fluxos, tanto dentro como entre as empresas. Diz-se que o objetivo final de qualquer sistema de gestão da cadeia de abastecimento eficaz é a de reduzir o estoque (com o pressuposto de que os produtos estão disponíveis quando necessário).
A SCM exige o compromisso de seus parceiros para trabalhar em estreita colaboração para coordenar a geração de pedidos, a fim de organizar o atendimento desses.
10. ERP
ERP é a sigla para o planejamento de recursos empresariais. É um software de gerenciamento de processos de negócios que permite que uma organização use um sistema de aplicações integradas para gerir o negócio e automatizar muitas funções de backoffice relacionadas à tecnologia, serviços e recursos humanos.
O software ERP integra todas as facetas de uma operação – incluindo planejamento de produto, desenvolvimento, fabricação, vendas e marketing – em uma única interface de banco de dados, aplicativo e usuário.
O software ERP é considerado um aplicativo corporativo, pois foi projetado para ser usado por grandes empresas e muitas vezes requer equipes dedicadas para personalizar e analisar os dados e para lidar com atualizações e implantação.
Em contraste, aplicativos de ERP para pequenas empresas são soluções de software de gestão empresarial leves, muitas vezes personalizadas para a indústria de negócio específica para cada nicho.
11. Segmentação de marketing
O seu objetivo é a concepção de um mix de marketing que corresponde precisamente às expectativas do público-alvo.
Poucas empresas são grandes o suficiente para suprir as necessidades de um mercado inteiro, mais a avaria total da demanda em segmentos; e escolher aqueles de que a empresa está mais bem equipada para lidar.
A segmentação cria um grupo identificável de indivíduos, famílias, empresas ou organizações que compartilham uma ou mais características ou necessidades do mercado envolvido. Os segmentos geralmente respondem de maneira previsível a um marketing ou uma promoção.
Quatro fatores básicos que afetam a segmentação do mercado:
- Identificação clara do segmento;
- Mensurabilidade do seu tamanho efetivo;
- Sua acessibilidade por meio de esforços promocionais;
- Sua adequação às políticas e aos recursos da empresa;
As quatro estratégias básicas para segmentar o público são:
- Comportamental;
- Demográfica;
- Psicográfica;
- Diferenças geográficas;
12. Outsourcing (terceirização)
Muitos podem pensar que a terceirização não é uma ferramenta de gestão, entretanto, é. Afinal, com a terceirização, pode haver maior automatização das tarefas e atividades, aumentando a produtividade e, consequentemente, diminuindo a inatividade dos funcionários. Logo, também é uma forma de manter o negócio organizado.
Vantagens da terceirização
Rapidez e Expertise: a maioria das tarefas são terceirizadas por fornecedores que se especializaram em seu campo. Esses profissionais também têm equipamentos específicos e conhecimentos técnicos, na maioria das vezes melhor do que os de organização. Eficazmente, as tarefas podem ser concluídas mais rapidamente e com melhor qualidade.
Foco: outsourcing de suporte, por exemplo, dá para a organização mais tempo para fortalecer seu processo de core business, ou seja, é possível se concentrar em outros setores que precisem de atenção.
Partilha de riscos: um dos fatores mais importantes que determinam o resultado de uma campanha é a análise de risco. Terceirização de certos componentes do seu processo de negócio ajuda a organização a mudar certas responsabilidades.
Uma vez que o fornecedor terceirizado é um especialista, planeja o risco de forma organizada, evitando prejuízos ou imprevistos.
Redução dos custos operacionais e de recrutamento: com a terceirização, não há necessidade de contratar pessoas; portanto, o recrutamento e os custos operacionais podem ser minimizados para que o investimento seja feito em outra área.
As terceirizações mais “conhecidas” são as seguintes: de TI, conteúdo, webdesign, manutenção e recrutamento, suporte técnico e de cliente, além da logística.
Vantagens no uso dessas ferramentas interessantes para gestão de empresas
A partir do momento em que você tem em mãos essas ferramentas, a gestão do seu negócio se torna mais fácil e organizada, uma vez que você saberá como lidar com os imprevistos e as fraquezas da empresa, sabendo o que deve ser aprimorado e tendo uma análise constante das métricas para perceber o que deve ser melhorado ou erradicado.
Pode-se dizer, então, que o atendimento ao cliente é aperfeiçoado porque a gestão poderá focar nos feedbacks e em como o cliente está mudando de comportamento conforme as tendências de consumo.
Logo, haverá maiores oportunidades de crescimento para todos os envolvidos. E, como você percebeu, a tecnologia ajuda muito nessa hora, porque ela sabe dar resultados quase que imediatos das campanhas publicitárias feitas, por exemplo.
Prever estimativas, arriscar-se, evitar erros e aprimorar os processos são algumas outras vantagens de usar as ferramentas de gestão.
Considerações finais
Com as ferramentas de gestão, você está mais preparado para ter sucesso no seu negócio.
Hoje em dia, ferramentas de gestão têm evoluído drasticamente graças aos avanços tecnológicos, tão rápidos que se torna difícil selecionar as melhores ferramentas de negócios para qualquer situação em qualquer empresa.
Isto é causado por uma luta interminável para reduzir os custos e aumentar as vendas, compreender as necessidades dos clientes e entregar os produtos que atendam às suas necessidades da maneira que eles exigem.
Sob este cenário, gestores devem tomar uma atitude estratégica em relação às ferramentas, em vez de ir para a mais recente ferramenta de gestão de negócios. Normalmente, os gestores usam-nas sem qualquer adaptação, o que conduz a uma situação instável.
Ferramentas de gestão de negócios devem ser selecionadas com cuidado, e depois adaptadas para as necessidades da organização, e não o contrário.
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