De fato, tornar os investimentos internos da sua empresa mais eficientes é sempre uma prioridade. Afinal, obter maiores resultados com o mesmo custo também significa aumentar os lucros.
Por isso é tão importante encontrar formas de reduzir os gastos da empresa sem comprometer sua eficiência. E um método bem simples para atingir esse objetivo é adotar ferramentas de automação de processos.
Como o próprio nome indica, tais ferramentas fazem algum dos trabalhos necessários para o funcionamento dos negócios por conta própria, sem precisar de ninguém. Isso inclui diversas tarefas, desde anotações — que levariam horas em um modelo manual — até análises de dados, que podem ser feitas com base em modelos matemáticos.
Tudo isso reduz de várias formas os custos de operação da empresa. Então, para entender melhor como as ferramentas de automação podem te beneficiar, veja aqui 8 pontos em que elas podem ser aplicadas para reduzir custos e aumentar seus lucros!
Automação das vendas
Antigamente, o vendedor era o principal responsável por garantir que cada cliente que entrasse em contato saísse com uma compra feita. E é claro que ele ainda tem sua relevância, mas, agora, o terreno até esse contato está bem melhor “pavimentado”, por assim dizer.
Hoje, aproximadamente, 60% da decisão de compra de qualquer produto é feita antes que o cliente se pronuncie, graças às ações de marketing. E onde entram as ferramentas de automação? Nesse último momento, em que tudo que o cliente quer é assinar um contrato e conseguir o seu produto.
Então, em vez de colocar mais uma camada, por que não acelerar o processo com uma loja online, por exemplo? Assim, o vendedor ainda estará lá para tirar dúvidas e garantir a fidelização, mas o seu trabalho será bem mais fácil.
Automação de cadastros
Se pretende ter sucesso como empresário, uma das coisas que você precisa mesmo fazer é acompanhar sua base de clientes, registrando o perfil de pessoa que busca seus serviços. E, mais uma vez, as ferramentas de automação podem facilitar bastante essa tarefa, assim como é com as vendas.
A questão aqui é como funciona o atendimento do seu negócio. Se for uma loja virtual, peça para que o visitante preencha um formulário com nome, endereço etc. antes de poder concluir a compra.
Assim você já poderá saber, primeiro, qual é o perfil geográfico dos seus clientes e, segundo, quanto eles gastam, em média, com cada compra (o chamado Ticket Médio). Esse é um investimento relativamente baixo e já contribui muito para os seus negócios.
Redução de informações duplicadas
Um problema sério em muitas organizações é o chamado registro duplo — quando um funcionário coloca uma informação na planilha e outro insere a mesma informação, deixando dois pedidos em aberto para o mesmo cliente, por exemplo.
Por serem sistemas de informação integrados, as ferramentas de automação dificultam bastante esse tipo de ocorrência, já que detectam informações repetidas ou, em certos casos, nem sequer permitem que alguém as insira duas vezes.
Acompanhamento de caixa
Sabemos que tocar uma empresa envolve, principalmente, lidar com dinheiro. E, para dar conta disso, você precisa saber de onde esse dinheiro vem e pra onde ele vai, certo?
O nome empresarial para isso é “fluxo de caixa”, e também pode ser otimizado por ferramentas de automação. Afinal, um registro manual seria bem mais lento e ainda estaria sujeito às informações duplicadas que já mencionamos.
Nesse caso, a ferramenta seria um software de caixa — aquele em que são registrados os produtos antes do pagamento. Lá ficam registrados o tipo de pagamento, o valor e o troco, se for este o caso.
No fim do dia, é possível cruzar essas informações com a contagem de notas dos caixas para ter uma noção mais precisa do quanto sua empresa está capitalizando. E, é claro, saber o que está gerando mais receita.
Registro de indicadores
Ferramentas de automação não servem só para poupar ou facilitar trabalhos operacionais, mas também são muito úteis na hora de tomar decisões empresariais. Especialmente se você usa uma loja virtual como foco dos seus negócios.
Assim, a sua ferramenta pode tomar nota rapidamente dos seus indicadores de performance, que são os fatores que determinam se seus negócios vão bem ou mal. Pode parecer pouca coisa para um empreendedor iniciante, mas você logo notará que precisa muito dessas informações.
Saber entender seu público, informar-se acerca da frequência com que o mesmo cliente volta e de quais produtos ou serviços geram mais dúvidas, por exemplo, indica as melhores atitudes a serem tomadas para melhorar a qualidade do atendimento.
Custo com papel
Por si só, uma ferramenta de automação já é um bom investimento para evitar o desperdício de papel e de espaço. Você já deve ter visto em empresas antigas a quantidade de gavetas repletas de documentos, arquivos e contratos. Isso sem considerar versões mal impressas que foram jogadas fora!
Enfim, já é possível imaginar o custo astronômico com papel e com o seu armazenamento, não é? Felizmente, já estamos na era digital, em que as ferramentas de automação guardam as informações em servidores e computadores.
Isso mesmo: a quantidade de impressões necessárias dentro do seu escritório será infinitamente menor. Em alguns casos, até ausente!
Otimização do trabalho de escritório
Até agora, falamos sobre várias pequenas tarefas de que um sistema automático pode dar conta. Mas qual seria a consequência comum de todas elas? É simples: reduzir o tempo de trabalho manual da sua equipe.
Hoje, ninguém mais precisa passar horas em um movimento repetitivo de CTRL+C, CTRL+V apenas para preencher um relatório. A máquina dá conta disso muito mais rápido!
Mas isso não significa que ocorrerá uma demissão em massa. Pelo contrário: a tarefa das ferramentas de automação não é substituir profissionais, mas sim liberá-los para atuarem de forma mais estratégica.
Afinal, quanto menos tempo eles passarem em processos e anotando em planilhas, mais tempo terão para lidar com um cliente mais exigente, aumentar o padrão de qualidade e dar um feedback adequado aos seus colegas.
Redução da rotatividade dos funcionários
Por fim, com um trabalho mais eficiente, esses mesmos funcionários também podem se sentir mais satisfeitos e atingir melhores resultados dentro do seu horário de trabalho.
Isso porque, sem fazer horas extras, recebendo melhor e evitando tarefas entediantes ou frustrantes, as chances de alguém abandonar a empresa são bem menores. E funcionários com mais tempo de casa costumam ser mais bem mais eficientes dentro de suas equipes.
Bom, agora que você já entende os benefícios das ferramentas de automação para a redução de custos, é hora de começar a melhorar a eficiência dos seus processos! Quer ver ainda mais um benefício que esse recurso pode te trazer?
Então aproveite para baixar o nosso e-book sobre automação de marketing e entenda tudo sobre o assunto!
