Pare de perder tempo com e-mails

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Você já parou para pensar quanto tempo você gasta lendo, deletando e respondendo e-mails? E o pior, nem todos são iguais ou precisam de sua total atenção. A vice-presidente de mídias sociais da Vision Critical, Alexandra Samuel, explicou em uma reportagem ao blog da Havard Business Review a necessidade de um assistente para e-mails.

Samuel explica que um assistente pode reduzir a carga de gerenciamento de e-mail de forma que sistemas automatizados não podem. Os assistente são um sistema de triagem de e-mail, conduzem a sua caixa de entrada e até respondem as mensagens individualmente.

Pare de perder tempo com e-mails
Pare de perder tempo com e-mails

Descubra como reduzir o tempo gasto com caixa de entrada de e-mails. A Fast Company selecionou três dicas da Alexandra Samuel que podem te ajudar:

1. Decida o que e quanto delegar

Se você ainda não se sente confortável para entregar o controle da sua caixa de entrada para outra pessoa, faça um planejamento do que e quanto você pretende repassar à esta pessoa. Um conselho do Samuel é, se você quer manter um maior controle, crie uma segunda conta de e-mail, assim o assistente terá acesso ao primeiro endereço e suas informações poderão ser enviadas à conta secundária.

2. Estabeleça um processo que funcione

É necessário estabelecer regras básicas para a colaboração, defina claramente as expectativas com o seu assistente. Samuel recomenda o uso de serviços de delegação – como os oferecidos pelo Gmail e Outlook -, que permitem que outras pessoas acessem a sua caixa de entrada sem a obtenção da senha. Já decida de antemão se o assistente responderá aos seus e-mails como você, sob o próprio nome, ou se encaminhará certas mensagens à você.

3. Forneça respostas prontas

Se o assistente for responder aos e-mails em seu nome, forneça modelos de respostas para que ele(a) utilize. É melhor você manter alguns prontos para si mesmo. Exemplo: “Envio em cópia para meu assistente, João Nascimento, e ele entrará em contato com você para agendar um horário de reunião para a próxima semana.”

Os e-mails consomem muito tempo, ter alguém para auxiliá-lo deixará as suas atividades mais organizadas e agilizadas. Abraços e até a próxima.

Fonte: Administradores

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