Se você está buscando mais produtividade e eficiência e ainda quiser ganhar de brinde uma diminuição de custos, a automatização de processos é a escolha certa.
E, quem ainda acha que isso é um bicho de sete cabeças, ainda não percebeu que as automatizações fazem mais parte do nosso dia a dia do que pensamos.
Quantas empresas você conhece hoje que fazem tudo “analogicamente”? Controle financeiro em caderninho, relacionamento com o cliente por telefone, compromissos marcados no calendário de papel…
Tudo isso parece absurdo pensando em todas as tecnologias que temos disponíveis, não é mesmo?
Então, a automatização de processos é, basicamente, uma evolução de tudo isso que foi citado.
Ao invés de usar um caderno, você usa um software de gestão financeira que faz tudo automaticamente — e confiar nele é muito mais fácil do que depender da sua memória.
O que você verá:
Então, o que é automatização de processos?
Com esse exemplo que demos, acho que fica mais fácil explicar o que é automatização de processos.
Basicamente, automatização de processos é o uso de tecnologia para controlar atividades.
Muitas vezes, ela é aplicada inclusive para substituir a obrigatoriedade de executar tarefas manualmente, servindo como forma de automatizar tarefas repetitivas.
No caso de atividades repetitivas, automatizar pode significar a eliminação do contato humano.
Um bom exemplo são os e-mails automáticos que recebemos quando fazemos compras em lojas online. Aqueles e-mails não são escritos um a um, mas sim partem de um modelo de e-mail marketing pronto que é adaptado e enviado quando o pagamento é confirmado.
Tendo esse exemplo em mente, vamos falar dos de alguns dos benefícios da automatização de processos:
Aumento da produtividade
Com a possibilidade de automatizar tarefas, ninguém mais perderá tempo com atividades simples que podem ser feitas por uma máquina.
Dessa forma, a produtividade de seus colaboradores aumentará, assim como o desempenho e a possibilidade deles se desenvolverem mais e desempenharem funções mais estratégicas.
Mais agilidade
Imagine quantas vendas são realizadas por uma loja online em época de Black Friday ou durante alguma campanha especial.
Agora pense só no trabalho que seria ter que escrever um por um os e-mails de status dessas compras para todos os clientes.
Tomaria tempo demais, talvez nem seria possível. Pedidos demorariam a ser confirmados, atrasariam para a entrega… Coisas demais poderiam dar errado.
Além de tornar os processos mais ágeis, reduzindo ou mesmo zerando o tempo gasto em atividades, a automatização também os torna mais confiáveis.
Redução de custos
Existem algumas formas de como a automatização de recursos pode levar à redução de custos.
A diminuição do tempo gasto em tarefas, por exemplo, também significa redução do uso de recursos.
A automatização de tarefas pode também levar ao corte de ferramentas desnecessárias.
A padronização das rotinas de trabalho também podem levar a uma redução de custos.
Assim como a consequente diminuição de erros que ocorre graças à automatização.
Tudo isso, no final das contas, vai representar também uma melhor lucratividade para a empresa.
3 passos de como automatizar uma empresa
1. Conheça profundamente a sua empresa
Muito possivelmente, você não conhece todos os processos que acontecem na sua empresa e tudo bem.
Então, antes de automatizá-los, é necessário ter uma visão geral da operação, até para entender como ela pode ser otimizada.
Enquanto se aprofunda na realidade do seu negócio, tente identificar gargalos, atividades repetitivas, tarefas que ainda são realizadas manualmente e trabalhos que, se forem automatizados, não implicam em um grande risco para a empresa.
2. Determine os processos que serão automatizados
Depois de entender como as engrenagens da empresa se encaixam e funcionam, liste todas aquelas que você considera que podem ser ajustadas de alguma forma.
Nesse momento, você precisará também pesquisar formas de otimizar ou mesmo de automatizar esses processos.
Com essa lista pronta, determine suas prioridades, ou seja, quais processos são mais importantes e quais automatizações são mais urgentes.
Faça também um cronograma com as etapas de implementação dessas mudanças.
Lembre-se que será necessário fazer testes, avaliar possíveis soluções e tudo isso deve ser levado em conta.
3. Se comunique com a sua equipe
Todos da empresa, principalmente aqueles que serão afetados pelas automatizações, devem estar por dentro do que está sendo feito.
Isso ajuda a acalmar os ânimos, garantindo que ninguém vai ser substituído por máquina e que as mudanças serão, na verdade, positivas também para eles.
Além disso, será necessário também realizar treinamentos e capacitações para que todas as novas tecnologias sejam utilizadas da melhor maneira.
Dica extra!
Já que você chegou até aqui, que tal uma diquinha extra? Uma das formas mais fáceis de começar a automatizar processos em uma empresa é pela integração de dois sistemas ou ferramentas que já são utilizadas.
Uma das áreas mais comuns onde isso é feito é a de Marketing e Vendas.
Para essa realidade, por exemplo, existe uma integração da Pluga com a leadlovers que permite a automatização de alguns processos, como:
- Criação ou atualização de lead quando uma venda for criada no ContaAzul;
- Criação ou atualização de lead a cada resposta em um anúncio do Facebook Lead Ads;
- Criação ou atualização de lead a cada pagamento aprovado no PagSeguro;
- Inserção em planilha do Google Sheets quando um novo lead for criado;
- Inserção em uma lista do Mailchimp quando um lead for criado;
- Envio de e-mail pelo Gmail quando um lead for criado.
Essa é só uma possibilidade, a automatização de processos pode também ser implementada em outras áreas da empresa, como RH, relacionamento com o cliente, finanças, dentre outras.
E, caso decida colocar em prática o desejo de automatizar a sua empresa, siga o nosso passo a passo. Aí é só esperar que os resultados vêm!
Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga – empresa líder em integração de ferramentas web e automatização de processos que elimina tarefas manuais e chatas da sua empresa e aumenta a produtividade. E melhor, sem escrever uma única linha de código!
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